اصول برگذاری رویداد

سلام . با یکی دیگر از مقالات آموزشی گروه Tashrifyar در خدمت شما عزیزان هستیم . در این قسمت از آموزش های میزبانی بلاگی تشریف یار می‌خواهیم به اصول برگزاری رویداد و بررسی قوانین و قواعد یک رویداد بی‌نظیر از مدیریت و برنامه‌ریزی گرفته تا پذیرایی و انتخاب سخنران بپردازیم .

همانطور که می‌دانید در دنیای مدرن امروزی روزانه چندین رویداد مختلف با موضوع‌های متعددی مانند رویداد های آموزشی ، سخنرانی‌های انگیزشی ، برقراری ارتباط با یکدیگر ، سرگرمی و …. در سراسر جهان برگزار می‌شود که برگزار کنندگان هرکدام از این رویداد‌ها از چند روز قبل کار‌های هماهنگی و برنامه‌ریزی خود برای افزایش هرچه بیشتر کیفیت رویداد انجام داده‌اند . هماهنگی سخنران ، فیلم‌بردار ، دعوت از مهمانان تهیه بسته های پذیرایی و …. تنها بخشی از اقداماتی است که برای برگزاری رویداد باید مورد توجه قرار گیرد . در ادامه مقاله می‌خواهیم برخی از فاکتور‌های مهمی که می‌تواند کیفیت برگزاری مراسم یا نشست شما را افزایش دهد را به صورت مختصر مورد بررسی قرار دهیم . با ما همراه باشید .

انتخاب سخنران برای برگزاری رویداد :

یکی از مهم‌ترین مسائلی که معمولا در زمان برگزاری رویداد با آن رو به رو می‌شوید انتخاب یک سخنران حرفه‌ای و متخصص برای برگزاری رویداد مورد نظر شما می‌باشد . نکته‌ای که باید برای هماهنگی سخنران در نظر بگیرید این است که معمولا وقت چند روزه یا حتی چند هفته آینده سخنران‌های متخصص و پرطرفدار از قبل برای برگزاری سمینار‌های متعدد رزرو شده است به همین دلیل بهتر است از چند روز قبل برای سخنرانی از آن‌ها وقت بگیرید تا در زمان برگزاری مراسم خود دچار مشکل برای پیدا کردن سخنران نشوید .

هماهنگی با میهمانان رویداد :

حتما از چند روز قبل بابت شرکت در مراسم با میهمانان خود هماهنگ کنید و طوری برنامه‌ریزی کنید که میهمانان شما بتوانند به موقع به مراسم برسند . چرا که برگزاری یک رویداد معمولا هزینه قابل توجهی دارد و در صورتی که میهمانان مراسم به خصوص میهمان‌های ویژه شما امکان حضور در رویداد را نداشته باشند تمام تلاش شما برای برگزاری رویداد بیهوده بوده است . از طرفی اگر میهمانان ویژه شما در مراسم حاضر شوند و برای شروع رویداد هنوز میهمانان و یا شنوندگان شما حضور پیدا نکرده باشند کیفیت مراسم شما به صورت چشمگیری کاهش خواهد یافت .

پذیرایی از میهمانان رویداد :

یکی از مسائل دیگری که می‌توان از آن به عنوان پارامتری مهم در افزایش کیفیت برگزاری رویداد یاد نمود ، پذیرایی از میهمانان می‌باشد . در بسیاری از سمینار‌ها و نشست‌ها به دلیل طولانی بودن مدت زمان مراسم از میهمانان پذیرایی مختصری صورت می‌گیرد . برای پذیرایی نیز معمولا از نوشیدنی‌های متنوع ، میوه‌های فصل ، شیرینی و کیک ، تنقلات و … استفاده می‌شود . معمولا برگزار کنندگان رویداد‌ها برای سهولت در پذیرایی و تهیه اقلام مورد نیاز ، پک ها یا بسته های پذیرایی آماده برای میهمانان فراهم می‌کنند . شما عزیزان می‌توانید برای مشاهده و یا سفارش اقلام پذیرایی و یا بسته های پذیرایی آماده تشریف یار به فروشگاه سایت مراجعه نمایید .

هماهنگی با فیلمبردار و عکاس :

اگر می‌خواهید از سمینار یا رویداد شما فیلمبرداری یا عکاسی صورت گیرد درست مانند انتخاب و هماهنکی سخنران ، باید با یک فیلمبردار متخصص نیز صحبت کنید و از او برای فیلمبرداری از رویداد خود وقت بگیرید .

آمده‌سازی محیط برگزاری رویداد :

سعی کنید چند ساعت قبل از شروع رویداد محیط مورد نظر را برای حضور میهمانان و سخنرانان آماده نمایید . قرار دادن بسته های پذیرایی ، دسته‌گل ، میز صندلی ، تجهیزات سخنرانی مانند میکروفون و …. بخشی از کار‌هایی است که باید از قبل در محیط برگزاری نشست انجام دهید . برگزار کنندگان معمولا برای چنین اقداماتی از چند نیرو برای ساماند‌هی محیط و مدیریت روند برگزاری مراسم استفاده می‌کنند .

نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما در میان بگذارید